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安全文档管理中心解决方案

XXX集团的安全文档管理中心
XXXXXX实业集团股份有限公司是全国乳品行业龙头企业之一,是国家520家重点工业企业和国家八部委首批确定的全国151家农业产业化龙头企业之一,是北京2008年奥运会唯一一家乳制品赞助商,也是中国有史以来第一个赞助奥运会的中国食品品牌。XXX集团下设液态奶、冷饮、奶粉、酸奶和原奶五大事业部,所属企业130多个,生产的具有清真特色的“XXX”牌雪糕、冰淇淋、奶粉、奶茶粉、无菌奶、酸奶、奶酪等1000多个品种通过了国家绿色食品发展中心的绿色食品认证。XXX雪糕、冰淇淋连续十一年产销量居全国第一,XXX超高温灭菌奶连续八年产销量居全国第一,XXX奶粉、奶茶粉产销量2005年跃居全国第一位。随着企业规模以及设计项目的积累,多媒体音视频文件、3D视图文件以及办公文档等数据资料也越来越多,不仅仅加重了管理员的工作量,也增加了管理的难度,而各部门在使用时也是出现资料素材难找、个人办公文档丢失、项目协同效率低、操作繁琐、机密文件泄密等问题。针对这些现象,XXX集团决定加大对信息化建设的投入,希望能够解决数据安全隐患和共享管理问题。
面临挑战
目前面临的主要问题下:
1、 XXX集团总部各部门及其全国各下属分部的员工的重要办公文档主要散布在个人电脑中,难以集中管控与利用,造成信息资源无法流通与分享,难以给集团带来价值。
2、 因为重要文档的分散,文档丢失时有发生,集中备份难以实现,导致数据安全难以保障,经常出现文档重写,甚至由此引发项目滞后等现象。
3、 大量的资料与资料难以共享,导致各个部门均需要无法有效协作,或是出现多人做同一事情,或者被协作的传输和等待的时间所限制,造成工作效率低下。
4、 文档数据承载着企业的知识财富,如何有效分享,如何快速搜索到所需文档,让员工都能快速学习与成长也成为当务之急。
5、 文档数据同样承载着集团机密或者敏感信息,面对大量的数据增长的现状,如何做好文档防泄密工作,避免因为人为失误、误操作导致的数据的泄漏或被竞争对手获取等危险情况的发生。
解决方案
针对XXX集团的问题,提出了构建安全文档管理中心方案,采用的是EISOO AnyShare Family系列——AnyShare文档柜,此方案为XXX集团构建一个安全的文档管理中心,针对XXX集团对分散的办公类文档集中共享管理需求,一方面可以通过更好的管理轻松实现内部文件统一访问、共享与交互协作,全面的安全管理,从系统、存储、访问、内容各个方面提供全面的保障,另一方面可以通过强大全文检索功能安全快捷的搜索到所需要的文档,加快知识共享与学习,提升文档的业务价值。
其解决方案拓扑图如下:
 
客户价值
· 全文件生命周期管理
AnyShare的信息管理模型是采用FLM全文件生命周期管理方式,全面关注文件在生命周期里的整体性与连续性,彻底解决了XXX集团的文档管理难的现状,为XXX集团提高全面的文档管理服务。
· 更安全的共享
AnyShare一体化设备是采用全冗余设计,有效地保障了存储系统安全,以更细粒度的权限访问,防止未经授权的访问,杜绝信息外泄,确保了数据的安全。
· 更简易的共享
用户可以对桌面文档进行拖拽发布、快速查找访问、右键归档等操作,且一切操作均基于虚拟盘,符合日常使用习惯,操作简单快捷,加上基于企业内部用户权限范围的全文检索,能够瞬间定位所需文档,安全轻松。
效益分析
1、 资源共享
搭建统一的文档管理平台,实现资源的共享与统一管理,有效的解决了信息孤岛的问题,加强各部门的信息传递与协作,为企业提供高效、全面的文档管理服务。
2、 安全可靠应用
更加细粒度的权限分类,配合加密、分级权限等技术,有效地防止了非法访问,也简化了管理员的操作,使访问更有效,数据更安全。
3、 操作快捷方便

海量的素材与设计类文档,往往查找费时,严重影响工作效率。AnyShare优化了很多关键字搜索,且是支持元数据检索的全文检索,能够更加快速、准确地查找并定位到所需文档。所有的访问共享都是在本地虚拟盘上进行的,符合用户的使用习惯,方便知识信息的使用与分享。 

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